La plupart des règlements effectués habituellement dans une entreprise le sont aujourd’hui par chèque ou par traite. Cette pratique s'explique par la commodité que présente ce mode de paiement, mais aussi par les avantages qu'il offre à l’entreprise en matière de contrôle. Les fonds bancaires sont par nature moins accessibles que les espèces déposées dans une caisse. En outre, les mouvements bancaires sont retracés sur des états tenus par un tiers, la banque, et envoyés régulièrement à la société qui peut les contrôler.
Il en résulte que, si le contrôle; interne est bon, les sorties de caisse ne concernent que des sommes réduites ou nécessitant une extrême urgence, telles les avances sur frais, petites fournitures, menus frais de transports, Notons cependant que, dans certaines entreprises, une part importante des salaires est payée par caisse.
1. Paiements par chèque ou virements :
Même si le fait d'effectuer tous les règlements par chèques offre en soi une sécurité des procédures complémentaires de contrôle interne doivent être prévues. II est important en effet que tous les chèques émis soient signés uniquement par des personnes autorisées, que soient prévues des pièces justificatives attestant leur bien fondé, enfin que leur
Enregistrement et leur expédition soient menés rapidement et correctement.
a. Les signatures autorisées :
· Les personnes qui disposent de la signature des chèques agrégées auprès des banques, doivent être limitativement désignées (procès-verbaux du conseil d’administration, pouvoirs transmis aux banques). Il sera utile de prévoir soit la nécessité d’une double signature à partir d’une certaine somme, soit un montant maximum pour chaque signature.
· Les signatures ne doivent pas avoir accès à la préparation et à l’enregistrement des chèques et, lorsque est possible, il est souhaitable qu’ils ne soient pas habilités à approuver les pièces autorisant un règlement.
b. Etablissement des chèques ou des ordres de virement :
· Les chèques présentés aux signataires doivent être barrés et établis au nom des bénéficiaires nommément désignés (donc non « au porteur » ou « en blanc ».
· La responsabilité de leur conservation jusqu’au moment où ils sont envoyés à leurs destinataires incombe aux signataires ou à des personnes en dépendant directement. Ils ne doivent en aucune circonstance être retournés à la personne qui les a préparés : il est préconisé de les envoyer le plus rapidement possible.
c. Examen et annulation des pièces justificatives :
· Les personnes ne doivent signer les chèques qu’après avoir vérifié leur bien-fondé, c’est-à-dire examiné les éléments justificatifs joints. Ces justificatifs doivent en principe être, soit un simple original de la facture correspondante si l’approbation par les différents services responsables des calculs, prix, quantités livrées et conditions y figurent de manière claire, soit la facture originale vérifiée et enliassée avec les document qui portent ces indications. Dans cas comme dans l’autre, les signataires doivent refuser les documents justificatifs qui ne constitueraient pas des originaux.
· une fois le chèque correspondant aux pièces justificatives émis, ces pièces doivent être annulées par une mention de paiement inscrite manuellement ou avec l'aide d'un tampon.
Les signataires des chèques, en examinant ces pièces, peuvent ainsi voir immédiatement si elles ont déjà fait l’objet d’un règlement : les doubles règlements, préjudiciables à l’entreprise et à son image de marque, sont de la sorte évités.
2. Paiement par caisse :
a. Principe de base :
En matière d’opérations de caisse, un principe fondamental de contrôle interne est que les encaissements reçus ne doivent pas être affectés directement au paiement des dépenses.
b. Signatures autorisées :
Les autorisations de dépenses peuvent être le fait de personnes différentes, selon leur nature ou le service de l »entreprise concerné. Néanmoins, il est nécessaire de prévoir une organisation stricte d »autorisations qui doivent être le fait de personnes limitativement désignées.
c. Examen et annulation des pièces justificatives :
· Le caissier doit s’assurer que les pièces qui lui sont présentées, afin de justifier la dépense, ont été dûment autorisées en comparant les signatures y figurant avec les modèles dont il dispose préalablement ;
· Il doit également s’assurer de l’identité du bénéficiaire, notamment pour les avances, les salaires et les remboursement de frais ; le bénéficiaire doit obligatoirement signer un reçu que lui préserve le caissier et que celui-ci conservera, ou encore il lui faudra contresigner des pièces justificatives lui faisant reconnaître qu’il a bien reçu les sommes demandées ;
· Avant l’enregistrement comptable des dépenses, le caissier doit aussi annoter les justificatifs, afin de prévenir leur réutilisation. Ceci peut être le fait d’une mention manuscrite telle que « payé par caisse le … » et d’une numérotation. Les pièces sont ensuite comptabilisées (ou font l’objet préalablement d’un récapitulatif par période) et classées selon leur suite numérique, ce qui constitue une défense efficace contre les risques d’omission ou de double enregistrement.
